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智能化、智慧化、數字化檔案庫房室一體化建設

介紹說明

當前智能信息化時代的洶涌來襲，對檔案人而言，最重要的就是要思考如何“管好”和“用好”。要“管好”檔案文獻就是要建設能夠適應智能信息化時代的智能檔案館，想“用好”檔案文獻就是必須在大數據環(huán)境中建設以用戶為中心提供服務的檔案館。如果說檔案數據是“魚”，以往檔案工作模式則相當于“池塘捕魚”，在大數據時代，檔案部門面對的檔案數量規(guī)模大、種類繁多，工作模式一定要更靈活更智能化，否則就相當于“大海捕魚”。因而，智能檔案館的建設就顯得如此重要。智能檔案館的核心理念是智能服務，而檔案館要提供智能服務就要將館舍、檔案、網絡、數據以及用戶統(tǒng)一在智能網絡中，達到有效挖掘、整合、利用各互動要素產生的海里結構化與非結構化的數據目的。

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檔案庫房室作為集中保管檔案的文化事業(yè)機構,是保管檔案的基地。根據《檔案庫房室建筑設計規(guī)范》關于現(xiàn)代化檔案庫房室建設標準要求，以建設成為功能齊全的信息化、無人值守的現(xiàn)代化新型檔案庫房為目標。功能設計根據《檔案法》、《檔案庫房室建筑設計規(guī)范》、《數字檔案庫房室建設指南》、《數字檔案庫房室建設規(guī)程》等法律法規(guī)，以及檔案庫房安全保護“十防”（防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體）的設計要求，并結合檔案庫房安全信息化的實際需求。設備及系統(tǒng)設計以集成化、科學化為基本目標，按照一級風險安全防范單位標準設計，在實現(xiàn)信息化安全保護、智能化、現(xiàn)代化管理的各項實際功能需求基礎上，充分體現(xiàn)經濟實用、節(jié)約財政資金的設計原則。

目標：建設智慧化，智能化、數字一體化綜合檔案庫理

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主要涉及：

檔案庫房室消毒凈化設備及系統(tǒng)

檔案庫房室防火滅火設備及系統(tǒng)

檔案庫房室防盜設備及系統(tǒng)

檔案庫房室監(jiān)控視頻設備及系統(tǒng)

檔案庫房室智能門禁設備及系統(tǒng)

檔案庫房室漏水監(jiān)控設備及系統(tǒng)

檔案庫房室RFID檔案管理設備及系統(tǒng)

檔案庫房室數字化管理設備及系統(tǒng)

檔案庫房室空氣質量度監(jiān)控設備及系統(tǒng)

檔案庫房室智能密集架建設設備及系統(tǒng)

檔案庫房室溫濕度自動化恒溫恒濕設備及系統(tǒng)

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數字化檔案室建設改造

數字檔案室建設改造是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數字設備為手段，基于網絡實現(xiàn)檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式，檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯(lián)網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的服務。

檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

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數字化檔案室建設改造文件引用

GB3792.1 文獻著錄總則

GB3792.2 普通圖書著錄規(guī)則

GB/T 17678.1-1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求部分：電子文件歸檔與檔案管理

GB/T 17678.2-1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求部分：光盤信息組織結構

GB/T 18894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范

GB/T 19487-2004 電子政務業(yè)務流程設計方法通用規(guī)范

GB/T 19488.1-2004 電子政務數據元第1部分：設計和管理規(guī)范

GB/T 19667.2-2005 基于XML的電子格式規(guī)范第2部分：體

BMB17-2006 涉及秘密的信息系統(tǒng)分級保護技術要求

DA/T 18—1999 檔案著錄規(guī)則

DA/T 31-2005 紙質檔案數字化技術規(guī)范

DB37/T 536-2005 檔案目錄數據采集規(guī)范

國保發(fā)[2005]16號涉及秘密的信息系統(tǒng)分級保護管理辦法

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數字化檔案庫房改造基本原則

文檔一體化原則

各單位應堅持文檔一體化原則，規(guī)劃建設本單位的數字檔案室，實現(xiàn)辦公信息的順暢交流。

統(tǒng)籌規(guī)劃原則

數字檔案室是單位信息化建設的基礎內容，是辦公自動化的重要構成。各單位應把數字檔案室納入單位信息化建設總體格局之中，與辦公自動化融為一體，統(tǒng)籌規(guī)劃建設。

確全原則

各單位應健全各種設施，加強管理，確保檔案數據的安全。

   數字化檔案庫房改造網絡建設

檔案數據網建設

檔案室應配備能夠滿足運行需要的計算機設備，采用高性能的符合保密要求的網絡設備和材料，建設獨立的檔案數據網，進行檔案數據整理加工和存儲管理。檔案數據網為保密網，應依據有關涉密信息系統(tǒng)分級管理規(guī)定確定等級，明確安全域，按照BMB17的技術要求進行建設。應與單位辦公網和業(yè)務網實現(xiàn)物理隔離，禁止接入因特網。

接入單位辦公網和業(yè)務網

檔案室應配備專門的計算機與單位辦公網、業(yè)務網連接，進行文件收集歸檔和檔案信息查詢利用。單位辦公網與當地政務網互聯(lián)、業(yè)務網系統(tǒng)內互聯(lián)的，應采取相應措施，確保檔案數據安全。

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數字化檔案庫房改造軟件系統(tǒng)建設

電子文件歸檔管理系統(tǒng)

是單位辦公自動化系統(tǒng)的組成部分，應按照GB/T 18894和有關電子文件歸檔管理的規(guī)定設計開發(fā)，逐步實現(xiàn)電子文件實時歸檔，網上移交。主要包括歸檔鑒定、整理編目、數據加工、數據報送等功能。歸檔管理過程中應保證電子文件元數據和背景信息的完整性。

數字檔案室管理系統(tǒng)

應建立以數字檔案信息收集、管理和利用為核心，涵蓋整個檔案室業(yè)務工作的管理系統(tǒng)。主要應包括電子檔案接收、檔案資料著錄、整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定、數據統(tǒng)計、檔案庫理等功能。

檔案進館和報送管理系統(tǒng)

按照網絡環(huán)境下館室一體化業(yè)務建設的模式，按照規(guī)定的檔案數據及其目錄數據格式要求，整理應進館的檔案、資料及現(xiàn)行文件，形成報送數據，通過網絡或載體移交等方式向同級綜合檔案館移交報送。

檔案查詢利用系統(tǒng)

在單位辦公網上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢利用。

數據庫建設包括檔案資料目錄數據庫和電子檔案數據庫。