1、具有出入庫領導功效
檔案管理人員能夠按照智能領導(架體主動打開，語音提示，燈光閃耀)找到所查找的檔案或檔案應放還的正確地位。
2、具有檔案盒的在位監測功效，使檔案管理人員能夠實時監控密集柜中的盒位狀態。
倉位感應器獲取每個倉位的存放狀態，北京辦公椅，當檔案盒放到倉位上后，遮擋紅外感應器發光管，檔案盒對發射光線產生反射現象，吸收管吸收到反射光線后斷定出感應器處于遮擋狀態，從而斷定該倉位處于檔案盒存放狀態即滿倉狀態。同理，取走檔案盒后，感應器不被遮擋，斷定該倉位處于空倉狀態。
3、實現檔案盒的智能辨認功效
當有檔案盒被取出或放入盒位時，實時讀取檔案盒上的標簽信息，獲取此檔案盒的相干信息。
4、主動感應機制
倉位感應器獲取每個倉位的存放狀態，當檔案盒放到倉位上后，遮擋紅外感應器發光管，檔案盒對發射光線產生反射現象，吸收管吸收到反射光線后斷定出感應器處于遮擋狀態，從而斷定該倉位處于檔案盒存放狀態即滿倉狀態。同理，取走檔案盒后，感應器不被遮擋，斷定該倉位處于空倉狀態。
5、毛病提示
檔案地位存取毛病提示：為了最大限度的避免人員操作失誤誤造成的檔案存取毛病，設有檔案存取毛病提示功效。RFID智能化檔案管理系統利用效益：
依附智能檔案管理系統極大的進步了館藏檔案管理工作效率，不僅速度進步，更重要的是順架的正確性也有了質的提升。通過館藏盤點，不僅能控制正確的控制館藏檔案數量，更能控制檔案類別和實時地位信息，實現手工順架方法幾乎不可能完成的任務。
借助智能檔案管理系統，通過對檔案架及粘貼有RFID標簽的檔案材料的掃描，可以對檔案進行架位信息采集、檔案地址信息的采集，檔案架的架位信息與檔案館倉庫架位散布圖融合后，可以建立出詳細的檔案架散布地址數據模型圖，為日常檔案管理供給快捷的人機界面。
智能檔案管理系統的利用是RFID多項技巧的綜合利用，利用智能檔案架為查閱檔案管理者供給方便，也為進步級案管理效率、減少檔案館管理成本供給了更加高效的道路。
