硬件視頻會議系統(tǒng)和軟件視頻會議系統(tǒng)相比，主要是運用的硬件平臺進行相關的操作，它擁有專業(yè)的操作系統(tǒng)，使得視頻會議系統(tǒng)的功能更加強大，現(xiàn)在主要是有嵌入式的硬件平臺和操作系統(tǒng)所開發(fā)出來的視頻會議系統(tǒng)受到廣泛地使用。

這種視頻會議系統(tǒng)在操作上是比較簡單的，操作人員可以自己進行安裝和維修，不需要很大的成本消耗。同時也早一定程度上節(jié)省了人力和物力，但是因為它是基于硬件來進行開發(fā)和升級的，需要一定的網(wǎng)絡為支撐。

對于絕大部分的視頻會議用戶來說，不論是價格昂貴的硬件視頻會議，還是部署靈活的網(wǎng)絡視頻會議，除了開會溝通之外，就再也沒有其他的功能了。單一的功能限制了產(chǎn)品的使用，而對于產(chǎn)品開發(fā)者來說，競爭的焦點卻朝著誰看的更清楚的方向發(fā)展，標清、高清、超高清的概念不斷涌現(xiàn)，標榜著能夠看清楚細微表情，能夠看清衣服面料，與此同時，視頻會議的附加功能和體驗性卻絲毫得不到改進，不論產(chǎn)品如何改進，也僅是能夠幫助企業(yè)開會而已，但是價格卻越做越高，企業(yè)用戶往往要為了開會中根本不需要的功能承擔超過90%的采購費用。